Mọi chuyện bắt đầu bằng một danh sách đồ tạp hóa. Hay đúng hơn là việc thiếu một danh sách. Tôi đứng trong siêu thị, nhìn chằm chằm vào các kệ hàng, không thể nhớ nổi mình cần gì cho bữa tối - chứ đừng nói đến những ngày còn lại trong tuần.

Tôi rút điện thoại ra, nhập vào công cụ AI dòng lệnh "Đề xuất danh sách thực phẩm cho 3 bữa tối với thịt gà, trứng và rau xanh", và bùm: tôi đã có một kế hoạch hoàn chỉnh chỉ trong vòng chưa đầy 20 giây. Nó không chỉ cho tôi một danh sách mà còn cứu vãn cả buổi tối của tôi.

Đó là khoảnh khắc tôi ngừng nghĩ về AI như một điều mới lạ và bắt đầu coi nó như một trợ lý hàng ngày.

Khi được sử dụng một cách khôn ngoan, các công cụ như ChatGPT, Notion AI, và các công cụ khác không chỉ tiết kiệm thời gian. Chúng còn giải phóng không gian tinh thần. Chúng giúp chúng ta đưa ra quyết định nhanh hơn, bám sát các ưu tiên và giảm bớt những thứ vô hình đè nặng lên cuộc sống hàng ngày. Dưới đây là cách mọi người sử dụng các nền tảng AI khác nhau để đơn giản hóa cuộc sống—và bạn cũng có thể làm như vậy.

Bắt đầu với việc sắp xếp lại bộ não của bạn

Một trong những điều hữu ích nhất mà AI có thể làm là sắp xếp lại mớ hỗn độn trong đầu bạn. Thay vì phải tìm ra loại danh sách hoặc lịch trình nào bạn cần, hãy bắt đầu với một bộ não lộn xộn. Chỉ cần nhập tất cả mọi thứ - nhiệm vụ, lời nhắc, lo lắng, ý tưởng chưa hoàn thiện - và để AI phân loại.

Với ChatGPT hoặc Claude, hãy thử điều này:

"Đây là tất cả những gì tôi đang nghĩ. Bạn có thể phân loại chúng thành danh sách nhiệm vụ cho hôm nay, tuần này và 'một ngày nào đó' được không?"

Bạn sẽ nhận được một bản phân tích gọn gàng, tách biệt việc khẩn cấp với việc tùy chọn, việc vặt với email.

Kết hợp điều đó với một công cụ như Notion AI, và bạn có thể ngay lập tức biến nó thành một cơ sở dữ liệu để cập nhật hàng ngày. Nhiều người dùng thậm chí còn tạo một trang "lập kế hoạch hàng ngày" để dán những suy nghĩ rời rạc của ngày hôm qua, để AI xử lý chúng thành một lịch trình và chỉ cần điều chỉnh những gì không phù hợp.

Đưa ra quyết định nhanh hơn

Những lựa chọn nhỏ nhặt hàng ngày ngốn nhiều thời gian hơn chúng ta nghĩ. Nấu món gì. Khi nào cần dọn dẹp. Bắt đầu việc nào trước. AI có thể giúp loại bỏ sự khó chịu xung quanh những cuộc gọi lặp đi lặp lại này.

Một số ví dụ thực tế:

1. Lên kế hoạch bữa ăn: Các ứng dụng như Tability AI hoặc sử dụng ChatGPT với lời nhắc tùy chỉnh ("Cho tôi năm bữa tối cân bằng với giá dưới 5 đô la mỗi phần, gồm thịt gà, cơm và rau theo mùa") có thể tạo ra các lựa chọn thực tế ngay lập tức.

2. Ưu tiên: Hãy thử điều này với Claude hoặc Perplexity:

"Tôi có 2 giờ và 5 việc cần làm: gửi email cho chủ nhà, viết đề xuất công việc, giặt giũ, gọi điện cho mẹ, đặt lịch hẹn với nha sĩ. Thứ tự nào là tốt nhất dựa trên mức độ khẩn cấp và năng lượng?"

Tạo thói quen phát triển cùng bạn

Những hệ thống cứng nhắc sẽ bị phá vỡ trong cuộc sống thực. Nhưng AI cho phép bạn cùng xây dựng những thói quen thay đổi khi nhu cầu của bạn thay đổi.

Hãy lấy Michelle, một nhà sáng lập khởi nghiệp thường xuyên đi công tác, làm ví dụ. Cô đã xây dựng một nghi thức "khởi động lại chuyến đi" bằng Notion+ChatGPT:

Mỗi khi trở về sau chuyến đi, cô ấy sao chép một lời nhắc ngắn gọn như "Giúp tôi khởi động lại cho tuần làm việc mới sau chuyến đi", và AI sẽ cung cấp cho cô ấy một danh sách kiểm tra: mở hành lý, đồng bộ hóa lịch, xem lại tin nhắn chưa đọc, chặn thời gian bắt kịp.

Theo thời gian, lời nhắc đó đã được cải tiến. Giờ đây, nó còn bao gồm lời nhắc đặt hàng tạp hóa, ngủ đủ giấc và tập luyện trở lại.

Hay Sam, một giáo viên sử dụng Motion (một ứng dụng lập lịch AI) để chặn thời gian cho việc soạn giáo án, chấm điểm, công việc hành chính và thậm chí cả thời gian yên tĩnh. Nếu có nhiệm vụ mới, ứng dụng sẽ sắp xếp lại lịch trình dựa trên mức độ khẩn cấp và thời gian còn trống trong lịch. Sự linh hoạt đó cho phép anh ấy tiếp tục làm việc mà không bị kiệt sức.

AI không chỉ là văn bản—nó có thể nhìn thấy, tóm tắt và nhắc nhở

Đừng quên: các công cụ AI hiện đại không chỉ dừng lại ở việc gõ phím.

• Lệnh thoại: Sử dụng Otter.ai hoặc VoicePen AI để ghi lại ghi chú thoại trong khi di chuyển, sau đó biến chúng thành các bước hành động hoặc tóm tắt cuộc họp.

• Chuyển đổi hình ảnh thành nhiệm vụ: Chụp ảnh ngăn kéo hoặc nhà bếp bừa bộn bằng các ứng dụng như Taskade hoặc Notion AI, và để công cụ tạo ra kế hoạch dọn dẹp từng bước.

• Tóm tắt PDF hoặc bài viết: Đưa tài liệu đọc vào Perplexity, Claude hoặc ChatGPT Plus (có chức năng duyệt) và nhận bản tóm tắt dạng gạch đầu dòng với các điểm cần thực hiện. Lý tưởng cho trường học, nghiên cứu, hoặc thậm chí là hợp đồng dài hạn.

Cụ thể, hoặc bắt đầu lộn xộn—AI vận hành theo cả hai cách

Cái hay của việc sử dụng nhiều công cụ AI là bạn có thể bắt đầu từ bất cứ đâu. Nếu bạn đã rõ ràng về điều mình muốn—thật tuyệt. Hãy yêu cầu một kế hoạch tập luyện 3 ngày không cần nhảy cóc, hoặc một danh sách 7 ý tưởng quà tặng cho chị gái yêu cây cối của bạn. Bạn sẽ nhanh chóng nhận được những câu trả lời sắc bén, được cá nhân hóa.

Nhưng ngay cả khi bạn quá tải, thiếu cấu trúc hoặc bế tắc—các công cụ AI vẫn có thể nhẹ nhàng kết nối mọi thứ lại với nhau. Đó là điều khiến chúng khác biệt so với các ứng dụng năng suất cứng nhắc.

Và không, bạn không cần phải sử dụng tất cả các công cụ cùng một lúc. Hãy chọn hai hoặc ba công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn:

• ChatGPT / Claude: Lập kế hoạch linh hoạt, tương tác

• Notion AI: Lập kế hoạch trực quan với trí nhớ

• Perplexity: Tóm tắt, nghiên cứu, trả lời nhanh

• Motion / Reclaim: Lên lịch động

• Otter.ai / VoicePen: Ghi chú giọng nói thành văn bản

• Tability AI: Theo dõi thói quen, kiểm tra

Quản lý thời gian không phải là việc cố gắng nhồi nhét thêm việc vào ngày của bạn. Mà là cảm thấy mình đang kiểm soát được thời gian mình đang có. Trí tuệ nhân tạo (AI) không thể giải quyết mọi thứ—nhưng nó có thể giúp bạn dễ dàng hình dung ra bước tiếp theo. Và một khi bạn đã nhìn thấy bước tiếp theo đó, bạn sẽ dễ dàng thực hiện hơn.

Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ. Hãy mở một trong những công cụ này ngay tối nay và nhập:

"Giúp tôi lên kế hoạch cho ngày mai, một cách nhẹ nhàng."

Rồi xem điều đó sẽ đưa bạn đến đâu.