Một phiên làm việc tập trung thường thất bại từ rất lâu trước khi khả năng tập trung thực sự biến mất.

Nguyên nhân gây cản trở đôi khi chỉ là những chi tiết rất nhỏ: cây bút cần dùng bị vùi đâu đó, năm món đồ chẳng liên quan cùng nằm trước mắt, nhiệm vụ không có điểm kết thúc rõ ràng và suy nghĩ “mình sẽ làm việc này một lúc” âm thầm biến thành một phiên làm việc không biết bao giờ mới dừng.

Một cách thiết lập hiệu quả hơn là kết hợp hai giới hạn đơn giản: một khoảng thời gian cố định và một nhóm dụng cụ được lựa chọn có chủ đích.

Sắp xếp bàn theo một nhiệm vụ

Bàn làm việc không cần phải tối giản suốt cả ngày. Nó chỉ cần được sắp xếp đủ cụ thể để phục vụ cho phiên làm việc tiếp theo.

Xác định kết quả trước tiên

Trước khi sắp xếp bất cứ thứ gì, hãy quyết định bạn muốn có được kết quả gì khi phiên làm việc kết thúc.

Ví dụ:

một trang ghi chú viết tay

ba đoạn văn đã chỉnh sửa

năm bản phác thảo thu nhỏ

mười mục trong bảng tính đã được sửa

một phần tài liệu đã đọc xong và có chú thích

Điều này rất quan trọng bởi loại văn phòng phẩm cần sử dụng sẽ thay đổi tùy theo kết quả mong muốn. Một phiên phác thảo có thể cần vài cây bút chì và một cục tẩy. Khi đọc và sửa văn bản, bạn có thể chỉ cần tài liệu, một cây bút và vài miếng giấy đánh dấu. Nếu mọi dụng cụ đều nằm trên bàn với suy nghĩ “biết đâu sẽ cần”, không gian làm việc sẽ không còn phản ánh đúng nhiệm vụ đang thực hiện.

Thử quy tắc ba dụng cụ

Với những phiên làm việc ngắn, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi liệu nhiệm vụ có thể hoàn thành với khoảng ba dụng cụ chính hay không.

Ví dụ:

sổ tay + bút chì + thước

bản in tài liệu + bút + giấy ghi chú

sổ phác thảo + hai cây bút chì

Ba không phải giới hạn bắt buộc. Mục đích là phân biệt những dụng cụ thực sự cần thiết với những thứ chỉ đơn giản là đang có sẵn. Một chiếc cốc đựng tám cây bút có thể trông rất tiện lợi, nhưng nếu bạn thường xuyên chỉ sử dụng hai cây, sáu cây còn lại chỉ làm tăng số lựa chọn mà không bổ sung thêm công dụng thực tế.

Để thời gian thu nhỏ nhiệm vụ

Đồng hồ hẹn giờ phát huy hiệu quả nhất khi nó thay đổi cách bạn xác định phạm vi công việc.

Chọn nhiệm vụ cho 10, 20 hoặc 40 phút

Mỗi khoảng thời gian phù hợp với một dạng công việc khác nhau. Khoảng 10 phút thích hợp để vượt qua trở ngại khi mới bắt đầu, chẳng hạn như lập dàn ý, phân loại, đánh dấu mức độ ưu tiên hoặc chuẩn bị tài liệu. Khoảng 20 phút phù hợp với những nhiệm vụ có phạm vi gọn hơn như viết một phần ngắn, chỉnh sửa vài đoạn văn, xem lại một lượng ghi chú giới hạn hoặc tạo bản phác thảo đầu tiên. Khoảng 40 phút thích hợp với công việc cần duy trì sự liền mạch như viết chuyên sâu, đọc tài liệu hoặc vẽ chi tiết. Câu hỏi hữu ích không phải là “Tôi có thể tập trung trong bao lâu?” mà là “Trong khoảng thời gian này, tôi có thể hoàn thành lượng công việc nào đến một điểm dừng hợp lý?”.

Đừng kéo dài những nhiệm vụ mơ hồ

Nếu nhiệm vụ “làm bài thuyết trình” liên tục chiếm hết nhiều phiên hẹn giờ, vấn đề có thể nằm ở cách xác định công việc chứ không phải ở tính kỷ luật.

Hãy chia nhỏ nhiệm vụ:

chọn ba thông điệp chính

viết sáu tiêu đề trang trình chiếu

chọn hình ảnh minh họa

viết lại trang mở đầu

Mỗi nhiệm vụ nhỏ đều có thể tạo ra một kết quả rõ ràng, nhờ đó thời điểm đồng hồ kết thúc cũng trở nên có ý nghĩa hơn.

Sắp dụng cụ theo tần suất dùng

Vị trí đặt văn phòng phẩm có thể giúp tiết kiệm nhiều công sức hơn so với việc chỉ sắp xếp bàn cho đẹp mắt, bởi những chuyển động nhỏ lặp đi lặp lại sẽ dần tích tụ trong suốt phiên làm việc.

Đặt dụng cụ thường dùng trong tầm tay

Nếu bạn phải chuyển đổi giữa bút chì, tẩy và thước khoảng 20 lần trong một phiên làm việc, ba món đồ này nên được đặt gần khu vực thao tác chính nhất. Một cách bố trí bàn thực tế có thể chia thành ba vùng:

Trung tâm: công việc hiện tại

Khu vực gần: dụng cụ sử dụng thường xuyên

Khu vực xa hoặc ngoài bàn: vật dụng thỉnh thoảng mới cần

Cách này hiệu quả hơn việc chỉ sắp xếp mọi thứ theo từng loại. Một chiếc thước và một cây bút chì có thể nên nằm cạnh nhau trong một phiên làm việc cụ thể, dù bình thường chúng được cất ở những vị trí khác nhau.

Cất ngay dụng cụ không còn dùng

Khi nhiệm vụ thay đổi, bộ dụng cụ trên bàn cũng nên thay đổi theo. Nếu bạn vừa hoàn thành việc phác thảo và chuyển sang đọc tài liệu, những cây bút chì màu không còn cần chiếm chỗ trong khu vực làm việc. Hãy cất chúng trước khi bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo. Chỉ khoảng 20 giây sắp xếp lại như vậy có thể ngăn chiếc bàn dần chất đầy những vật dụng còn sót lại từ nhiều hoạt động khác nhau.

Sử dụng màu sắc có mục đích

Một bộ văn phòng phẩm thường có nhiều màu sắc, nhưng sử dụng càng nhiều màu không đồng nghĩa với việc ghi chú sẽ càng hữu ích.

Quy định ý nghĩa trước khi dùng màu

Khi chú thích tài liệu, hai hoặc ba nhóm màu thường dễ quan sát hơn sáu màu chỉ được sử dụng để trang trí.

Một hệ thống đơn giản có thể là:

Xanh dương = thông tin quan trọng

Xanh lá = việc cần thực hiện

Cam = câu hỏi hoặc điểm chưa chắc chắn

Màu cụ thể không quan trọng, điều quan trọng là sử dụng chúng nhất quán. Nếu mỗi lần bạn lại tùy hứng chọn một màu khác nhau, trang giấy có thể trông rất ngăn nắp nhưng thực tế lại không truyền tải được hệ thống thông tin rõ ràng.

Đừng tô nổi bật cả trang

Một cách đơn giản để kiểm tra việc đánh dấu có hữu ích hay không là xem cụm từ được tô nổi bật có còn dễ hiểu khi đọc riêng hay không. Nếu gần như câu nào cũng được đánh dấu, sự phân cấp thông tin bằng thị giác sẽ biến mất. Thay vào đó, hãy chọn lọc và chỉ đánh dấu những thông tin bạn dự định tìm lại sau này, chẳng hạn như một quyết định, ngày tháng, định nghĩa, con số hoặc hành động tiếp theo.

Kết thúc bằng 60 giây sắp xếp

Phút cuối cùng của một phiên làm việc có thể trở thành bước chuẩn bị cho phiên tiếp theo. Hãy cất lại văn phòng phẩm đã sử dụng, bỏ giấy vụn, đóng những tài liệu đã hoàn thành và chỉ để lại vật dụng liên quan đến nhiệm vụ tiếp theo. Nếu phiên làm việc kế tiếp diễn ra vào ngày mai, hãy viết một ghi chú ngắn để biết chính xác nơi cần bắt đầu lại:

“Tiếp tục từ đoạn 4.”

“Kiểm tra số liệu ở hàng 12–18.”

“Hoàn thành phần đánh bóng bên trái.”

Ghi chú này giúp bạn không phải mất thời gian nhớ lại toàn bộ bối cảnh khi quay trở lại công việc.

Một bàn làm việc hữu ích không nằm ở việc sở hữu ít đồ hơn hay luôn duy trì bề mặt hoàn hảo, không một món đồ thừa. Điều quan trọng là thời gian và dụng cụ phải phù hợp với nhiệm vụ trước mắt. Một phiên làm việc 20 phút được xác định rõ ràng, một nhóm nhỏ văn phòng phẩm được lựa chọn đúng mục đích và vài giây sắp xếp sau khi kết thúc có thể biến chiếc bàn từ nơi đơn thuần để chứa đồ thành một hệ thống hỗ trợ công việc hiệu quả. Nguyên tắc rất đơn giản: khi công việc thay đổi, không gian làm việc cũng nên thay đổi theo.