Bạn đã bao giờ cảm thấy một ngày không đủ thời gian chưa? Từ việc xoay xở giữa các cam kết công việc đến việc quản lý trách nhiệm cá nhân, bạn dễ dàng cảm thấy quá tải.
Khi bạn luôn bận rộn, làm thế nào để tìm thời gian hoàn thành mọi việc mà không bị kiệt sức? Bí quyết thường nằm ở cách bạn quản lý thời gian của mình.
Tin vui là, quản lý thời gian không nhất thiết phải phức tạp. Chỉ với một vài mẹo đơn giản, bạn có thể kiểm soát ngày của mình, tối đa hóa năng suất và giảm căng thẳng. Dưới đây là một số chiến lược quản lý thời gian thiết thực dành cho những người bận rộn như bạn.
1. Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn.
Như Stephen Covey đã nói: "Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì có trong lịch trình của bạn, mà là lên lịch cho những ưu tiên của bạn."
Một trong những thách thức lớn nhất của việc quản lý thời gian là tìm ra nơi để tập trung năng lượng của bạn. Khi bạn có một danh sách việc cần làm dài, bạn dễ cảm thấy tê liệt, không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu. Nhưng không phải tất cả các nhiệm vụ đều như nhau. Một số nhiệm vụ khẩn cấp hơn, trong khi những nhiệm vụ khác quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Để giải quyết vấn đề này, hãy thử ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower. Công cụ này giúp bạn phân loại danh sách việc cần làm của mình thành bốn phần:
• Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (làm trước)
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (lên lịch làm sau)
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng (giao cho người khác nếu có thể)
• Nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng (xem xét loại bỏ)
Bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ theo cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho những việc quan trọng nhất và không lãng phí nó vào những việc gây xao nhãng.
2. Chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn
Bạn đã bao giờ đối mặt với một dự án lớn và không biết bắt đầu từ đâu chưa? Thật dễ cảm thấy choáng ngợp khi nghĩ về toàn bộ phạm vi của một nhiệm vụ. Nhưng việc chia nhỏ nó thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Thay vì nghĩ, "Tôi cần hoàn thành báo cáo này," hãy thử chia nhỏ nó thành các hành động cụ thể, chẳng hạn như "Lập dàn ý báo cáo," "Nghiên cứu các điểm chính," "Viết phần giới thiệu," v.v. Bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ nhỏ tại một thời điểm, bạn sẽ tránh được cảm giác choáng ngợp và đạt được tiến bộ đều đặn.
3. Đặt giới hạn thời gian cho nhiệm vụ
Khi bạn đang làm việc gì đó, bạn sẽ dễ bị cám dỗ dành hàng giờ cho nó - đặc biệt nếu bạn là người cầu toàn. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến kiệt sức và lãng phí thời gian quý báu. Hãy thử đặt giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Điều này khuyến khích sự tập trung và giúp bạn tránh bị sa lầy vào các chi tiết.
Ví dụ, nếu bạn cần trả lời email, hãy dành cho mình 30 phút. Nếu bạn đang làm báo cáo, hãy dành ra hai giờ. Biết rằng bạn có một khoảng thời gian cụ thể để làm việc sẽ giúp bạn tập trung hơn và tăng hiệu quả.
4. Học cách nói không
Là một người bận rộn, bạn có thể được yêu cầu làm rất nhiều việc—một số trong đó có thể không phù hợp với mục tiêu hoặc ưu tiên của bạn. Điều quan trọng là phải học nghệ thuật nói không. Hãy lịch sự từ chối những nhiệm vụ không phù hợp với ưu tiên trước mắt của bạn và đừng cảm thấy tội lỗi về điều đó.
Nếu bạn đã quá tải, việc nhận thêm nhiệm vụ chỉ làm mọi thứ tồi tệ hơn. Nói không cho phép bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và ngăn ngừa việc tự gây áp lực cho bản thân.
5. Loại bỏ sự xao nhãng
Trong thế giới ngày nay, sự xao nhãng ở khắp mọi nơi—từ thông báo trên mạng xã hội đến các cuộc gọi điện thoại bất ngờ. Những gián đoạn này có thể chiếm mất thời gian quý báu của bạn và ngăn bạn theo kịp tiến độ.
Để giữ sự tập trung, hãy thử thiết lập các khối thời gian cụ thể cho công việc chuyên sâu, nơi bạn loại bỏ hoàn toàn sự xao nhãng. Điều này có thể có nghĩa là đặt điện thoại của bạn ở chế độ máy bay hoặc đóng các tab trình duyệt không cần thiết. Khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, bạn sẽ hoàn thành nó nhanh hơn và hiệu quả hơn.
6. Sử dụng công nghệ để có lợi cho bạn
Công nghệ có thể là một trợ giúp rất lớn khi nói đến việc quản lý thời gian của bạn. Có rất nhiều công cụ và ứng dụng được thiết kế để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Cho dù đó là các ứng dụng lên lịch như Lịch, trình quản lý nhiệm vụ như Todoist, hay các ứng dụng tập trung như bộ đếm thời gian Pomodoro, những công cụ này có thể giúp bạn luôn nắm bắt được các cam kết của mình.
Sử dụng các công cụ này để lên kế hoạch cho ngày của bạn, đặt lời nhắc và theo dõi thời hạn. Công nghệ có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn sử dụng nó đúng cách, cho phép bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.
7. Phân công nhiệm vụ
Là một người bận rộn, bạn không cần phải làm mọi thứ một mình. Nếu có những nhiệm vụ mà người khác có thể làm thay bạn, đừng ngần ngại phân công chúng. Cho dù đó là ở nơi làm việc hay ở nhà, hãy yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết.
Phân công nhiệm vụ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn hoặc sự chú ý của bạn. Điều quan trọng là tin tưởng người khác đảm nhiệm những trách nhiệm nhất định, cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn.
8. Lên lịch nghỉ ngơi và thời gian thư giãn
Nghe có vẻ ngược đời, nhưng nghỉ ngơi là một phần thiết yếu của việc quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn làm việc không ngừng nghỉ, năng lượng và sự tập trung của bạn sẽ bắt đầu giảm sút. Lên lịch nghỉ ngơi thường xuyên giúp bạn nạp lại năng lượng và quay lại làm việc với tinh thần sảng khoái hơn.
Hãy dành thời gian cho những giờ nghỉ ngắn trong ngày—cho dù đó là 5 phút duỗi người, đi bộ nhanh ngoài trời hay một tách cà phê. Những khoảnh khắc nghỉ ngơi nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn về lâu dài.
9. Suy ngẫm và điều chỉnh
Vào cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, hãy dành vài phút để suy ngẫm về cách bạn đã sử dụng thời gian của mình. Bạn có bám sát các ưu tiên của mình không? Những nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian hơn bạn dự kiến? Bằng cách thường xuyên xem xét việc quản lý thời gian của mình, bạn có thể xác định được những lĩnh vực cần cải thiện.
Hãy sử dụng những hiểu biết này để điều chỉnh cách tiếp cận của bạn. Có thể bạn cần phân bổ thêm thời gian cho một số nhiệm vụ nhất định, hoặc có lẽ bạn đang đảm nhận quá nhiều việc và cần giao bớt cho người khác. Liên tục cải thiện kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm việc thông minh hơn, chứ không phải vất vả hơn.
10. Chăm sóc bản thân
Quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là sắp xếp công việc; mà còn là quản lý năng lượng của bạn. Nếu bạn cạn kiệt năng lượng, rất khó để duy trì năng suất. Đó là lý do tại sao việc chăm sóc bản thân rất quan trọng.
Ngủ đủ giấc, ăn uống lành mạnh, tập thể dục và dành thời gian cho các hoạt động giúp bạn nạp lại năng lượng. Khi bạn chăm sóc cả thể chất lẫn tinh thần, bạn sẽ có đủ năng lượng để giải quyết công việc với sự nhiệt tình và tập trung.
Quản lý thời gian hiệu quả là một hành trình, không phải là đích đến. Bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ, loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng và học cách nói không, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian và năng lượng hơn để tập trung vào những điều quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng, thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất của bạn – hãy sử dụng nó một cách khôn ngoan!
