Bạn đã bao giờ cảm thấy hộp thư đến của mình như một khu rừng rậm rạp, nơi email là những vị khách không mời mà đến, đang tổ chức một bữa tiệc không bao giờ kết thúc chưa? Bạn mở nó ra và nghĩ, "Chỉ cần xem qua thôi", rồi đột nhiên bạn bị chôn vùi dưới một đống thư cần bạn xử lý từ hôm qua. Tin tôi đi, tôi đã từng trải qua điều đó. Tin tốt là gì?

Việc quản lý hộp thư đến không nhất thiết phải là một cuộc chiến hàng ngày. Chỉ với một vài mẹo nhỏ thông minh, bạn có thể chế ngự sự hỗn loạn đó và thực sự tận hưởng việc kiểm tra email. Hãy để tôi chia sẻ với bạn 7 mẹo email đột phá giúp tôi không bị rối tung mỗi khi mở hộp thư đến.

1. Thiết lập tính năng gửi trễ để giữ thể diện

Ai cũng có lúc nhấn nút "gửi" và ngay lập tức ước mình đã không làm vậy—lỗi chính tả, tệp đính kèm sai, hoặc chỉ là do suy nghĩ lại.

Thiết lập tính năng gửi trễ đồng nghĩa với việc email của bạn không được gửi ngay lập tức mà phải đợi vài phút trước khi gửi đi. Khoảng dừng ngắn này cho bạn cơ hội sửa lỗi hoặc suy nghĩ lại về thông điệp của mình. Nó giống như một tấm lưới an toàn cho những sai lầm trong email của bạn!

2. Sắp xếp dự án hoặc khách hàng theo màu sắc

Nếu bạn đang phải xử lý nhiều dự án hoặc khách hàng, việc phân loại theo màu sắc có thể là một giải pháp hữu hiệu. Hãy gán một màu duy nhất cho mỗi dự án hoặc khách hàng để bạn có thể nhanh chóng nhận ra các email liên quan đến chúng.

3. Tạo quy tắc để tự động sắp xếp email

Bạn muốn hộp thư đến của mình tự sắp xếp? Quy tắc (hoặc bộ lọc) có thể tự động gửi email từ những người gửi nhất định hoặc với các từ khóa cụ thể vào các thư mục được chỉ định. Ví dụ: tất cả các bản tin sẽ được chuyển đến thư mục "Đọc sau", trong khi hóa đơn được chuyển thẳng vào thư mục "Tài chính". Bạn sẽ mất ít thời gian hơn để sắp xếp và có nhiều thời gian hơn để làm những việc quan trọng.

4. Sử dụng mẫu email để tiết kiệm thời gian

Viết đi viết lại cùng một email thật là mệt mỏi. Hãy lưu mẫu email cho những phản hồi thường gặp nhất của bạn—dù đó là xác nhận cuộc họp, trả lời Câu hỏi thường gặp hay nói lời cảm ơn.

5. Đánh dấu các email quan trọng cần theo dõi

Đôi khi, email cần được bạn chú ý, nhưng không phải ngay lập tức. Hãy đánh dấu hoặc gắn dấu sao cho những email đó để nhắc nhở bản thân xem lại sau. Một số ứng dụng thậm chí còn cho phép bạn thêm lời nhắc để không quên. Mẹo đơn giản này giúp ngăn chặn những email quan trọng bị bỏ sót.

6. Lưu trữ thay vì xóa

Bạn không chắc mình có cần email sau này không? Hãy lưu trữ thay vì xóa. Lưu trữ sẽ dọn dẹp hộp thư đến của bạn nhưng vẫn giữ email được lưu trữ an toàn để bạn có thể tìm thấy bất cứ lúc nào. Đây là sự cân bằng hoàn hảo giữa việc giữ mọi thứ gọn gàng và lưu giữ thông tin hữu ích.

7. Tạm ẩn email để có thời gian tốt hơn

Bạn có email không khẩn cấp nhưng không muốn quên chúng? Hãy tạm ẩn chúng. Tính năng này sẽ tạm thời ẩn email và đưa chúng trở lại hộp thư đến vào thời điểm bạn chọn. Nó giống như việc nhấn nút "Nhắc tôi sau" và giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng hiện tại.

Lời kết

Hộp thư đến của bạn có thể là bạn, chứ không phải thù. Với những mẹo nhỏ này, việc kiểm tra email sẽ không còn giống như leo núi Everest nữa. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ - hãy thử một hoặc hai mẹo nhỏ này và xem nỗi lo lắng về email của bạn sẽ tan biến như thế nào.

Hãy thử những mẹo nhỏ này và cho tôi biết mẹo nào đã cứu rỗi bạn nhé!