Cuộc khủng hoảng y tế toàn cầu đã thúc đẩy một sự thay đổi đáng kể trong cách mọi người làm việc, khiến làm việc từ xa trở nên phổ biến. Khi các văn phòng chuyển sang hoạt động từ xa, khái niệm làm việc từ xa và tính linh hoạt của nhân viên trở nên thiết yếu.
Ngày nay, các mô hình làm việc kết hợp mới đang nổi lên, nơi không gian văn phòng truyền thống không còn là môi trường làm việc trung tâm. Nhân viên không còn bị ràng buộc vào một địa điểm cố định, và tính linh hoạt trong sắp xếp công việc ngày càng được đề cao.
Bài viết này khám phá hai khía cạnh chính của các mô hình mới này: chia sẻ bàn làm việc và làm việc thông minh, cung cấp hiểu biết sâu sắc về các hoạt động này và cách chúng đang định hình lại môi trường làm việc ở Ý và nhiều nơi khác.
Chia sẻ bàn làm việc: Tối ưu hóa không gian văn phòng
Chia sẻ bàn làm việc là việc tối ưu hóa không gian văn phòng bằng cách cho phép nhân viên chia sẻ bàn làm việc thay vì chỉ định chỗ ngồi cố định. Phương pháp này kết hợp tính linh hoạt của làm việc từ xa với lợi ích của việc cộng tác trực tiếp. Chia sẻ bàn làm việc thường gắn liền với không gian làm việc chung, nơi các chuyên gia từ nhiều công ty khác nhau có thể tương tác và chia sẻ tài nguyên, cả về vật chất lẫn tinh thần.
Những không gian làm việc chung này thúc đẩy môi trường làm việc cộng tác, cung cấp các tiện ích như bàn làm việc chung, khu vực họp, buồng điện thoại và khu vực thư giãn. Không gian làm việc chung đang ngày càng phổ biến, cả trong công ty lẫn tại các địa điểm bên ngoài được thiết kế đặc biệt để khuyến khích sự hợp tác chuyên nghiệp.
Đối với doanh nghiệp, việc chia sẻ bàn làm việc mang lại nhiều lợi ích: giảm nhu cầu về không gian văn phòng lớn, thúc đẩy giao lưu giữa các nhân viên và hỗ trợ khả năng thích ứng trong sắp xếp công việc. Nhân viên được hưởng lợi từ sự linh hoạt của không gian chung, nơi họ có thể tương tác với đồng nghiệp và cùng nhau lên ý tưởng trong khi làm việc trong một môi trường được thiết kế để vừa đảm bảo năng suất vừa thoải mái.
Hiểu về làm việc thông minh
Làm việc thông minh, còn được gọi là làm việc từ xa hoặc làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Phương pháp này cho phép nhân viên tự do lựa chọn địa điểm và thời gian làm việc, miễn là họ đáp ứng được số giờ làm việc theo quy định.
Làm việc thông minh phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ, cho phép người lao động kết nối với công việc và nhóm của mình từ mọi nơi. Mô hình này mang lại sự tự chủ cao hơn và giúp nhân viên đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn bằng cách loại bỏ nhu cầu di chuyển hoặc có mặt trực tiếp tại văn phòng.
Vai trò của công nghệ trong làm việc từ xa
Việc triển khai thành công mô hình chia sẻ bàn làm việc và làm việc thông minh đòi hỏi những tiến bộ về công nghệ. Để hỗ trợ các mô hình làm việc này, cả phần cứng và phần mềm đều đã được đơn giản hóa, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả mà không cần phụ thuộc nhiều vào hỗ trợ CNTT tại văn phòng.
Công nghệ thông minh, thân thiện với người dùng cho phép nhân viên thực hiện công việc từ xa và cộng tác liền mạch. Hỗ trợ CNTT từ xa vẫn khả dụng, nhưng mục tiêu là hợp lý hóa quy trình và giảm thiểu nhu cầu can thiệp kỹ thuật liên tục. Sự thay đổi này đã giúp nhiều nhân viên có thể làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau một cách khả thi và hiệu quả hơn.
Đào tạo nhân viên để làm việc từ xa hiệu quả
Một mối lo ngại nảy sinh với hình thức làm việc từ xa và kết hợp là việc thiếu đào tạo phù hợp về cách sử dụng các công cụ và công nghệ hỗ trợ các mô hình này. Ví dụ, việc chia sẻ bàn làm việc hoặc làm việc tại nhà có thể đặt ra những thách thức liên quan đến công thái học. Nếu không được tiếp cận với bàn làm việc công thái học hoặc tiện nghi văn phòng, nhân viên có thể gặp khó khăn hoặc các vấn đề sức khỏe.
Đào tạo là yếu tố then chốt để đảm bảo nhân viên áp dụng các thói quen làm việc lành mạnh, đặc biệt là về tư thế, nghỉ ngơi và quản lý ranh giới công việc - cuộc sống. Làm việc từ xa, nếu không được quản lý tốt, có thể làm mờ ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân, dẫn đến kiệt sức.
Kiệt sức là một nguy cơ đối với người làm việc từ xa khi họ cảm thấy mình phải luôn sẵn sàng, làm việc ngoài giờ hành chính. Trong văn phòng truyền thống, giờ nghỉ giải lao thường được sắp xếp hợp lý hơn, và nhân viên có những tương tác tự nhiên với đồng nghiệp, giúp họ duy trì ranh giới. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc từ xa, việc mất tập trung vào thời gian và làm việc quá sức rất dễ xảy ra. Do đó, các công ty cần tập trung vào kết quả và hoàn thành nhiệm vụ hơn là thời gian làm việc.
Một khía cạnh quan trọng khác của việc đào tạo nhân viên là đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn, quản lý rủi ro liên quan đến làm việc từ xa và thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm làm việc từ xa.
Kết luận: Tương lai của công việc
Làm việc thông minh đã trở thành chuẩn mực trong nhiều tổ chức. Nghiên cứu chỉ ra rằng khoảng 7% nhân viên tại Ý hiện đang làm việc từ xa, một con số đã tăng 40% trong hai năm qua kể từ khi đại dịch bùng phát.
Sự linh hoạt này đã mang đến những cơ hội mới cho cả nhân viên và công ty, cho phép các doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến việc duy trì không gian văn phòng. Hơn nữa, sự thay đổi này hỗ trợ sức khỏe tinh thần của nhân viên, từ đó có thể dẫn đến sự hài lòng trong công việc, khả năng sáng tạo và năng suất cao hơn.
Tuy nhiên, để những mô hình làm việc mới này đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố:
- Nhu cầu của nhân viên: Họ có thể làm việc từ xa không? Họ có các công cụ cần thiết và biết cách sử dụng chúng không?
- Thiết kế lại không gian văn phòng: Văn phòng cần được tái cấu trúc để hỗ trợ việc sắp xếp công việc linh hoạt mà không ảnh hưởng đến năng suất.
- Kế hoạch làm việc thông minh: Cần có một chiến lược rõ ràng để đảm bảo những nhân viên phát triển mạnh mẽ trong môi trường làm việc từ xa có thể tiếp tục làm việc hiệu quả.
- Đào tạo nhân viên: Việc đảm bảo nhân viên có thể làm việc hiệu quả trong một môi trường lành mạnh, năng suất, được trang bị các công cụ phù hợp là điều cần thiết.
- Bằng cách giải quyết những yếu tố này, doanh nghiệp có thể triển khai thành công việc chia sẻ bàn làm việc và làm việc thông minh, mở đường cho một tương lai làm việc linh hoạt và cân bằng hơn.
