Không gian làm việc ngày càng phát triển, và cách chúng ta tiếp cận các hoạt động thường ngày tại văn phòng cũng vậy. Bạn đã bao giờ nghe nói đến bàn làm việc linh hoạt chưa? Đây là một giải pháp không gian làm việc linh hoạt đang ngày càng phổ biến, và có thể chính là chìa khóa để tối ưu hóa ngày làm việc của bạn!
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về mô hình bàn làm việc linh hoạt, so sánh với mô hình chia sẻ bàn làm việc, và tại sao nó có thể là lựa chọn phù hợp cho một môi trường làm việc năng động và hiệu quả hơn. Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu thêm chưa? Hãy bắt đầu thôi!
Hot Desking là gì?
Hot desking là một hệ thống cho phép nhân viên sử dụng tạm thời các máy trạm không được chỉ định thay vì được chỉ định một bàn làm việc cố định. Thay vì có một bàn làm việc cố định, mỗi người có thể chọn bất kỳ máy trạm nào có sẵn, giúp tăng tính linh hoạt và tối ưu hóa việc sử dụng không gian làm việc.
Nguồn gốc và sự phát triển của bàn làm việc linh hoạt
Mặc dù khái niệmbàn làm việc linh hoạt đã trở nên phổ biến rộng rãi trong thập kỷ qua, nhưng nguồn gốc của nó đã có từ lâu hơn nữa. Trên tàu ngầm, các thành viên thủy thủ đoàn thường chia sẻ phòng ngủ trong một hệ thống luân phiên được gọi là "hot racking" hoặc "hot bed", trong đó các ca làm việc luân phiên sử dụng cùng một không gian.
Phương pháp này sau đó được áp dụng cho môi trường văn phòng vào khoảng cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, mặc dù ban đầu nó không được ưa chuộng rộng rãi. Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ hiện đại và sự phát triển của các hình thức làm việc từ xa từ năm 2010 trở đi đã góp phần đưa phương pháp này được áp dụng rộng rãi hơn.
Làm việc theo nhóm và chia sẻ bàn làm việc
Mặc dù thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng cách thức hoạt động của hai hình thức này lại rất khác nhau.
- Bàn làm việc linh hoạt: Với bàn làm việc linh hoạt, không cần đặt chỗ trước cho các máy trạm. Nhân viên có thể tự do lựa chọn chỗ ngồi mà không cần đặt lịch trước, điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp hoạt động theo ca hoặc nhân viên thường xuyên làm việc ngoài văn phòng.
- Chia sẻ Bàn làm việc: Tương tự như hot desking, chia sẻ bàn làm việc bao gồm các máy trạm không được chỉ định, nhưng có điểm khác biệt chính là yêu cầu hệ thống đặt chỗ. Nhân viên phải đặt chỗ trước thông qua hệ thống hoặc tài liệu chia sẻ để đảm bảo tình trạng sẵn có.
Lợi ích của mô hình bàn làm việc linh hoạt
Mô hình bàn làm việc linh hoạt mang lại nhiều lợi ích, góp phần cải thiện năng động tổ chức và hiệu quả không gian làm việc.
1) Tăng cường tính tự chủ
Nhân viên được hưởng lợi từ khả năng lựa chọn địa điểm và cách thức làm việc, mang lại sự tự do và độc lập hơn. Sự linh hoạt này có thể nâng cao sự hài lòng trong công việc và góp phần vào sức khỏe tổng thể, vì mỗi cá nhân cảm thấy kiểm soát được môi trường làm việc của mình tốt hơn.
2) Tiết kiệm chi phí
Bằng cách giảm số lượng bàn làm việc cố định, các công ty có thể tiết kiệm chi phí không gian. Giải pháp bàn làm việc linh hoạt cho phép doanh nghiệp cung cấp đủ chỗ làm việc cho số lượng nhân viên trung bình mà không cần thêm bàn làm việc chưa sử dụng. Điều này có thể giải phóng không gian cho các mục đích sử dụng khác, chẳng hạn như phòng họp hoặc khu vực nghỉ ngơi.
3) Nâng cao sự hợp tác và năng suất
Bàn làm việc linh hoạt thúc đẩy sự hợp tác bằng cách khuyến khích nhân viên làm việc ở nhiều khu vực khác nhau, tương tác với nhiều đồng nghiệp khác nhau và tham gia vào các cuộc thảo luận tự phát. Sự linh hoạt này có thể khơi gợi những ý tưởng mới và cải thiện năng suất bằng cách tạo ra một môi trường thuận lợi cho giao tiếp và làm việc nhóm.
Triển khai bàn làm việc linh hoạt tại nơi làm việc
Việc triển khai bàn làm việc linh hoạt vào một tổ chức đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận và truyền đạt rõ ràng. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, điều quan trọng là phải thiết lập các hướng dẫn sử dụng bàn làm việc, chẳng hạn như xác định các yêu cầu về vệ sinh, thời gian sử dụng và bất kỳ công cụ nào cần thiết để hỗ trợ hệ thống.
Việc triển khai thành công cũng bao gồm việc quản lý thay đổi hiệu quả, giải quyết mọi lo ngại mà nhân viên có thể gặp phải và cung cấp các công cụ cần thiết để dễ dàng thích nghi. Khi được thực hiện đúng cách, bàn làm việc linh hoạt có thể thay đổi cơ cấu văn phòng và mang lại lợi ích đáng kể về cả hiệu quả chi phí lẫn sự hài lòng của nhân viên.
