Tất cả chúng ta đều từng trải qua điều này: nhìn chằm chằm vào một nhiệm vụ quan trọng, biết rằng mình nên làm, nhưng bằng cách nào đó lại trì hoãn. Sự trì hoãn có thể giống như một trở ngại không thể vượt qua trên con đường tìm kiếm năng suất.

Nhưng đừng lo lắng - chúng tôi ở đây để chia sẻ một số kỹ thuật quản lý thời gian thực tế và hiệu quả có thể giúp chúng ta vượt qua thói quen này và bắt đầu làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những chiến lược đã được chứng minh là hiệu quả trong việc phá vỡ vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn, giúp bạn tập trung và hoàn thành nhiều việc hơn mà không bị căng thẳng. Hãy cùng tìm hiểu cách tận dụng tối đa thời gian của mình!

1. Chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn

Một trong những lý do chính khiến chúng ta trì hoãn là vì các công việc dường như quá sức. Khi đối mặt với một dự án lớn, chúng ta dễ bị tê liệt bởi quy mô quá lớn của nó. Chìa khóa để tránh trì hoãn là chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Thay vì nghĩ về toàn bộ báo cáo cần viết, hãy tập trung vào từng phần một. Bạn muốn dọn dẹp toàn bộ ngôi nhà của mình? Hãy bắt đầu với một phòng, hoặc thậm chí một góc. Những công việc nhỏ này có vẻ ít khó khăn hơn và giúp tạo cảm giác tiến triển. Khi hoàn thành các bước nhỏ, chúng ta sẽ tạo động lực, giúp giải quyết công việc tiếp theo dễ dàng hơn.

2. Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả cao để tăng năng suất và ngăn ngừa sự trì hoãn. Khái niệm rất đơn giản: chúng ta làm việc theo từng đợt ngắn với các hoạt động tập trung, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn.

Cách thức hoạt động như sau:

• Làm việc trong 25 phút (một phiên Pomodoro).

• Nghỉ giải lao 5 phút.

• Sau khi hoàn thành bốn phiên Pomodoro, hãy nghỉ giải lao dài hơn, từ 15-30 phút.

Phương pháp này giúp chúng ta duy trì sự tập trung bằng cách chia nhỏ ngày làm việc thành các khoảng thời gian dễ quản lý. Các khoảng thời gian làm việc ngắn giúp chúng ta tập trung, và các khoảng nghỉ giúp ngăn ngừa kiệt sức về mặt tinh thần. Bằng cách tuân theo cấu trúc này, chúng ta thấy dễ dàng duy trì năng suất và tránh bị phân tâm hơn.

3. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được

Sự trì hoãn thường xảy ra khi chúng ta không có định hướng hoặc mục đích rõ ràng. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, chúng ta dễ bị phân tâm hoặc hoàn toàn tránh né các nhiệm vụ. Để khắc phục điều này, chúng ta cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được cho mỗi ngày.

Hãy bắt đầu mỗi ngày bằng cách liệt kê các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Chia nhỏ chúng thành các bước nhỏ hơn, dễ thực hiện và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Ví dụ: thay vì viết "hoàn thành dự án", hãy viết "phác thảo phần mở đầu", "nghiên cứu dữ liệu" và "viết phần đầu tiên". Bằng cách đặt ra những mục tiêu nhỏ, chúng ta tập trung vào nhiệm vụ trước mắt và tránh cảm thấy quá tải.

4. Loại bỏ phiền nhiễu

Phiền nhiễu là một trong những thủ phạm lớn nhất gây ra sự trì hoãn. Cho dù đó là tiếng chuông điện thoại reo lên vì thông báo, hay không gian làm việc lộn xộn, chúng có thể dễ dàng kéo chúng ta ra khỏi công việc. Để duy trì sự tập trung, chúng ta phải chủ động thực hiện các bước để loại bỏ phiền nhiễu.

Hãy bắt đầu bằng cách đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc sử dụng các ứng dụng chặn mạng xã hội. Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy tạo một không gian làm việc riêng biệt, không có phiền nhiễu. Bàn làm việc lộn xộn cũng có thể góp phần gây ra sự lộn xộn về tinh thần, vì vậy hãy giữ cho không gian làm việc của bạn ngăn nắp. Càng ít phiền nhiễu, chúng ta càng dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ và hoàn thành công việc.

5. Sử dụng khối thời gian để làm việc sâu

Khối thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian bao gồm việc phân bổ các khoảng thời gian cụ thể để tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể. Thay vì làm việc một cách phân tán và đa nhiệm, khối thời gian cho phép chúng ta dành thời gian tập trung cho các hoạt động cụ thể.

Ví dụ, hãy dành ra một khoảng thời gian vào buổi sáng để làm việc liên tục cho một dự án. Bạn cũng có thể dành ra một khoảng thời gian vào buổi chiều để trả lời email hoặc tham dự các cuộc họp. Bằng cách lên lịch cho những khoảng thời gian này, chúng ta đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều nhận được sự quan tâm xứng đáng và có thể tránh được sự cám dỗ của việc trì hoãn.

6. Tập trung vào "Lý do" đằng sau công việc của bạn

Đôi khi, sự trì hoãn xảy ra vì chúng ta quên mất mục đích đằng sau công việc của mình. Khi chúng ta không cảm thấy gắn kết với lý do tại sao một nhiệm vụ lại quan trọng, chúng ta dễ dàng gạt nó sang một bên. Để khắc phục điều này, việc nhắc nhở bản thân về lý do đằng sau mỗi nhiệm vụ sẽ rất hữu ích.

Ví dụ, thay vì tập trung vào việc một dự án có vẻ tẻ nhạt như thế nào, hãy nghĩ về việc hoàn thành nó sẽ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình như thế nào, hoặc việc hoàn thành một nhiệm vụ sẽ giảm bớt căng thẳng về lâu dài như thế nào. Hiểu được mục đích đằng sau các nhiệm vụ của mình giúp chúng ta duy trì động lực và cam kết, giúp chúng ta dễ dàng bắt tay vào và bắt đầu hơn.

7. Chịu trách nhiệm về bản thân

Chịu trách nhiệm có thể là một động lực mạnh mẽ. Chúng ta dễ trì hoãn hơn nếu không có ai kiểm tra tiến độ. Để duy trì tiến độ, chúng ta có thể tự chịu trách nhiệm bằng cách đặt ra thời hạn và chia sẻ mục tiêu với người khác.

Hãy nói với bạn bè hoặc đồng nghiệp về nhiệm vụ bạn dự định hoàn thành, hoặc thậm chí đăng mục tiêu của bạn lên mạng xã hội. Việc biết người khác biết về tiến độ của bạn có thể tạo thêm động lực để bạn tiếp tục thực hiện. Bạn cũng có thể thiết lập một hệ thống phần thưởng, tự thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Bằng cách tự chịu trách nhiệm, bạn sẽ ít có khả năng trì hoãn hơn.

8. Ưu tiên chăm sóc bản thân

Chần chừ đôi khi có thể là dấu hiệu của kiệt sức. Nếu chúng ta liên tục thúc ép bản thân mà không nghỉ ngơi hoặc thực hành chăm sóc bản thân, điều này có thể dẫn đến kiệt sức về tinh thần và thiếu động lực. Để duy trì năng suất và tránh trì hoãn, điều cần thiết là phải ưu tiên việc chăm sóc bản thân.

Điều này bao gồm ngủ đủ giấc, ăn uống lành mạnh và nghỉ ngơi trong ngày. Hoạt động thể chất, chẳng hạn như đi bộ hoặc giãn cơ, cũng có thể giúp chúng ta sảng khoái tinh thần và cải thiện sự tập trung. Khi chúng ta chăm sóc bản thân, chúng ta có thể duy trì động lực và giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Kết luận: Kiểm soát thời gian của bạn

Sự trì hoãn có thể giống như một sức mạnh không thể ngăn cản, nhưng bằng cách áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian này, chúng ta có thể lấy lại quyền kiểm soát thời gian và năng suất của mình. Cho dù đó là chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn, sử dụng phương pháp chặn thời gian hay đặt mục tiêu rõ ràng, chúng ta đều có các công cụ để tránh trì hoãn và hoàn thành công việc.

Bạn đã thấy những chiến lược nào hữu ích trong việc vượt qua sự trì hoãn? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nhé—chúng tôi rất mong nhận được những lời khuyên của bạn để duy trì hiệu suất làm việc! Hãy cùng kiểm soát thời gian và bắt tay vào làm việc thôi!