Một không gian làm việc tại nhà theo phong cách tối giản chỉ thực sự hiệu quả khi các thiết bị phù hợp với công việc và cơ thể bạn, chứ không phải khi mặt bàn hoàn toàn trống trải. Việc dọn dẹp bề mặt bàn không thể khắc phục được tình trạng màn hình đặt quá thấp hay bàn phím nằm ngoài tầm với.

Sự đơn giản hữu ích nghĩa là giữ những công cụ cần thiết ở vị trí thuận tiện và sắp xếp mọi thứ còn lại vào đúng nơi quy định.

Một giá đỡ tài liệu, phụ kiện hỗ trợ hoặc màn hình thứ hai có thể là một phần của thiết lập tối giản nếu chúng thực sự phục vụ nhu cầu sử dụng hàng ngày.

Giữ lại những gì bạn thường dùng

Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê các công việc thường thực hiện tại bàn: đánh máy, đọc tài liệu, gọi điện, vẽ hoặc xử lý giấy tờ. Hãy dành đủ không gian cho hoạt động cần diện tích mặt bàn trống lớn nhất, thay vì sắp xếp bàn làm việc dựa trên các món phụ kiện trước. Hãy đặt những dụng cụ hay dùng ở vị trí đủ gần để bạn có thể với tới mà không cần nhoài người qua mặt bàn. Bạn có thể để sổ tay và bút ngay trên bàn nếu thường xuyên sử dụng chúng; bàn làm việc không nhất thiết lúc nào cũng phải trống trơn.

Hãy phân loại những món đồ còn lại thành các nhóm: đồ dùng thỉnh thoảng mới cần, vật tư dự phòng và những món đồ không thuộc về khu vực này. Hãy chuyển các dụng cụ ít dùng đến ngăn kéo hoặc kệ gần đó, rồi gom các vật tư dự phòng lại với nhau để dễ dàng quan sát những gì bạn đang có. Hãy đo đạc kỹ không gian lưu trữ trước khi mua các phụ kiện sắp xếp, đồng thời kiểm tra xem ngăn kéo có thể mở ra mà không bị vướng ghế hay không. Một chiếc khay đặt ngay tại khu vực viết có thể tạo vẻ gọn gàng nhưng lại làm giảm đi công năng sử dụng của bàn làm việc.

Bố trí thiết bị để tạo sự thoải mái

Hãy điều chỉnh ghế sao cho lưng được nâng đỡ và bàn chân đặt trên sàn hoặc trên bệ kê chân phù hợp. Đảm bảo khoảng trống dưới gầm bàn đủ rộng để bạn có thể thay đổi tư thế chân, thay vì dùng nơi này để chứa các hộp đồ hay thiết bị. Đặt bàn phím ở độ cao ngang tầm khuỷu tay, giữ vai thả lỏng và cổ tay ở tư thế tự nhiên. Đặt thiết bị điều khiển con trỏ (như chuột) ngay bên cạnh bàn phím, tránh đặt xa hơn vị trí của máy tính xách tay hoặc các vật dụng khác khiến bạn phải với tay sang một bên.

Hãy đặt màn hình chính ngay trước mặt sao cho cạnh trên của màn hình ngang tầm mắt hoặc thấp hơn tầm mắt một chút. Khoảng cách xem lý tưởng ban đầu thường dao động từ 20 đến 40 inch (khoảng 50–100 cm); bạn nên điều chỉnh sao cho có thể đọc được văn bản mà không cần phải nhoài người về phía trước. Nếu cần, hãy phóng to cỡ chữ thay vì rướn người hoặc đưa đầu lại gần màn hình trong suốt quá trình làm việc. Khi làm việc lâu với máy tính xách tay, việc sử dụng bàn phím và thiết bị trỏ rời sẽ cho phép bạn nâng màn hình lên độ cao phù hợp một cách độc lập; hãy đảm bảo rằng giá đỡ màn hình (nếu có) chắc chắn và vừa vặn với không gian làm việc.

Kiểm soát ánh sáng và dây cáp

Hãy quan sát xem có hiện tượng phản chiếu trên màn hình hay không vào những khung giờ bạn thực sự làm việc. Việc đặt màn hình vuông góc với cửa sổ có thể giúp giảm tình trạng chói sáng trực tiếp, đồng thời sử dụng rèm điều chỉnh được sẽ rất hữu ích khi cường độ ánh sáng tự nhiên thay đổi. Hãy dùng đèn bàn linh hoạt khi làm việc với tài liệu giấy, hướng ánh sáng vào trang giấy thay vì chiếu thẳng vào mắt hay hắt lên màn hình. Hãy kiểm tra độ sáng từ vị trí ngồi làm việc, bởi vì một chiếc đèn trông có vẻ không gây ảnh hưởng khi nhìn từ cửa ra vào lại có thể gây xao nhãng khi bạn đang ngồi tại bàn.

Hãy gom gọn dây cáp dọc theo phía sau hoặc bên hông bề mặt làm việc mà không kéo quá căng. Cần chừa đủ độ chùng để ghế, các thiết bị có thể điều chỉnh và các thiết bị kết nối vẫn di chuyển được như mong muốn, đồng thời đảm bảo dây cáp không nằm chắn lối đi lại. Hãy dán nhãn cho các bộ sạc nếu có nhiều loại dây tương tự dễ gây nhầm lẫn, và bố trí các điểm kết nối ở vị trí thuận tiện để dễ dàng vệ sinh hoặc thay thế.

Đảm bảo các khe thông gió của thiết bị luôn thông thoáng; tránh việc giấu thiết bị vào trong hộp kín chỉ để che khuất tầm nhìn.

Đơn giản hóa việc xử lý giấy tờ mới

Hãy quy định một vị trí cụ thể cho các loại giấy tờ mới nhận và phân loại riêng những tài liệu cần xử lý với những tài liệu dùng để tham khảo. Một chiếc khay nhỏ có thể là đủ nếu bạn kiểm tra và xử lý chúng thường xuyên; ngược lại, nhiều chồng giấy tờ không được phân loại có thể khiến các công việc dang dở bị bỏ sót. Hãy để công việc đang thực hiện ở nơi dễ thấy và cất gọn các tài liệu đã hoàn tất khi có thể. Đối với bàn làm việc dùng chung, việc sử dụng thư mục hoặc hộp đựng riêng cho từng người sẽ giúp việc chuyển đổi người sử dụng trở nên thuận tiện hơn mà không làm bừa bộn không gian làm việc.

Hãy thử làm việc trong một khoảng thời gian ngắn sau khi đã dọn dẹp những món đồ không cần thiết, rồi quan sát xem bạn thường với tay lấy gì hoặc gặp khó khăn khi đọc thứ gì. Hãy điều chỉnh từng vấn đề một, chẳng hạn như di chuyển đèn, đặt bàn phím lại gần hơn hoặc tạo chỗ trống cho tài liệu hay dùng.

Thay đổi tư thế và dành chút thời gian vận động nhẹ trong những phiên làm việc dài thay vì cố định mãi một kiểu ngồi. Khi kết thúc công việc, hãy cất lại các món đồ rời vào đúng chỗ và để sẵn những tài liệu cần thiết cho lần làm việc tiếp theo.

Một không gian làm việc hiệu quả có thể bao gồm nhiều công cụ hữu ích mà vẫn tạo cảm giác gọn gàng, miễn là cách bố trí chúng hợp lý. Hãy giữ lại những thiết bị hỗ trợ công việc, loại bỏ các vật cản gây bất tiện khi di chuyển, đồng thời tinh chỉnh cách sắp xếp dựa trên quá trình sử dụng thực tế hàng ngày thay vì chỉ chú trọng vào vẻ bề ngoài.