Các bạn thân mến, đã bao giờ các bạn mở lịch ra và cảm thấy như mọi giờ trong lịch của mình đều đã được sử dụng hết chưa? Trong tài chính, việc kiểm soát bắt đầu từ việc biết tiền đi về đâu, và thời gian cũng vậy. Như Benjamin Franklin đã viết, “Hãy nhớ rằng thời gian là tiền bạc.”
Hãy coi giờ làm như một tài sản hữu hạn có thể được lập ngân sách, đầu tư và bảo vệ khỏi lãng phí. Kế hoạch này giải thích cách thực hiện điều đó bằng các bước thực tế.
Tư duy coi thời gian là tài sản
Thời gian giống như vốn: nó có thể được đầu tư vào kỹ năng, các mối quan hệ và sức khỏe, hoặc bị lãng phí vào những công việc giá trị thấp không bao giờ mang lại lợi ích. Lời nhắc nhở của Benjamin Franklin vẫn phù hợp với cuộc sống hiện đại: Hãy nhớ rằng thời gian là tiền bạc. Khi thời gian được coi là đơn vị tiền tệ có thể chi tiêu, các quyết định sẽ trở nên sắc bén hơn và những điều gây xao nhãng sẽ khó được chấp nhận hơn.
Chi phí thực sự
Mỗi cam kết đều có chi phí cơ hội, cùng một khái niệm được sử dụng trong lập ngân sách và đầu tư. Một chút thời gian 40 phút để kiểm tra thông báo có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của một đề xuất, một khóa học chuyên nghiệp hoặc một bữa tối yên tĩnh. Mục tiêu không phải là nhồi nhét thêm việc, mà là chuyển hướng thời gian sang những kết quả giúp nâng cao chất lượng cuộc sống.
Theo dõi chi tiêu
Hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra thời gian trong một tuần, ghi lại theo từng khoảng 15-30 phút. Ghi chú công việc, việc vặt, lướt mạng, đi lại và nghỉ giải lao, mà không cần đánh giá dữ liệu. Một cuốn sổ tay đơn giản, bảng tính hoặc ứng dụng hẹn giờ đều được. Bản ghi chép này sẽ tiết lộ những khoản phí ẩn như việc kiểm tra hộp thư đến liên tục và các cuộc trò chuyện không theo kế hoạch, âm thầm làm hao phí những giờ làm việc hiệu quả.
Đặt mục tiêu
Tiếp theo, hãy lập ngân sách thời gian với ba hạng mục: công việc bảo vệ thu nhập, nhu yếu phẩm cuộc sống và phát triển bản thân. Công việc cốt lõi có thể bao gồm các nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp nhất đến kết quả và trách nhiệm. Nhu yếu phẩm bao gồm bữa ăn, nhu cầu gia đình và thời gian dành cho gia đình. Phát triển bản thân bao gồm học tập, tập thể dục và nghỉ ngơi. Hãy đặt mục tiêu thực tế, giống như một ngân sách mà bạn phải tuân theo trong cuộc sống.
Xây dựng các khối
Hãy sử dụng phương pháp phân bổ thời gian như chuyển khoản tự động: chuyển những giờ quan trọng vào các tài khoản được bảo vệ trước khi bắt đầu ngày làm việc. Dành riêng các khối thời gian 60-90 phút cho công việc cần tập trung, sau đó nhóm các nhiệm vụ nhỏ hơn vào một khối quản lý duy nhất. Các khối thời gian có cấu trúc có thể giúp giảm sự phân tán và làm cho các ưu tiên trở nên rõ ràng hơn. Nghiên cứu cho thấy quản lý thời gian có mối quan hệ vừa phải với hiệu suất công việc và sức khỏe.
Phân công công việc thông minh
Trong lĩnh vực tài chính, thuê ngoài có thể tiết kiệm chi phí hơn so với tự mình làm mọi việc, và điều tương tự cũng đúng với thời gian. Hãy phân công những nhiệm vụ không yêu cầu chuyên môn đặc biệt: định dạng thường xuyên, nghiên cứu cơ bản, lên lịch hoặc theo dõi. Khi không thể phân công, hãy sử dụng các mẫu và danh sách kiểm tra để giảm thiểu sự lặp lại công việc và bảo vệ những giờ làm việc có giá trị cao hơn.
Sử dụng thời hạn một cách cẩn thận
Nhiều người nhận thấy rằng các công việc thường ngày có thể kéo dài khi không có giới hạn thời gian, vì vậy việc đặt ra các giới hạn thời gian hợp lý có thể hữu ích. Hãy dành một khoảng thời gian ngắn cho hộp thư đến, lập kế hoạch cho một phiên làm việc cụ thể và báo cáo điểm kết thúc cụ thể. Các ràng buộc có thể làm cho công việc thường ngày trở nên quyết đoán hơn, mặc dù chúng vẫn phải thực tế.
Chu kỳ đánh giá
Hãy tiến hành đánh giá hàng tuần giống như cách các nhà đầu tư tái cân bằng danh mục đầu tư. So sánh các khối lượng công việc đã lên kế hoạch với mức sử dụng thực tế, sau đó điều chỉnh ngân sách cho tuần tiếp theo. Tìm kiếm các mô hình: công việc cần tập trung bị dồn sang buổi chiều, các buổi tập luyện bị bỏ lỡ hoặc buổi tối bị quá tải. Hãy ăn mừng những thành công, nhưng nhanh chóng khắc phục các điểm gây trở ngại. Đánh giá là vòng phản hồi giúp biến kế hoạch thành thói quen.
Khoảng dự phòng rủi ro
Ngân sách tốt cần có quỹ dự phòng khẩn cấp, và lịch trình tốt cần có khoảng dự phòng. Hãy dành ra 30-60 phút mỗi ngày cho những sự chậm trễ, cuộc gọi bất ngờ hoặc thời gian nghỉ ngơi. Nếu không có khoảng dự phòng, chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể gây ra thiếu hụt thời gian, dẫn đến việc bữa ăn, nghỉ ngơi hoặc thời gian dành cho gia đình bị ảnh hưởng. Khoảng dự phòng giúp lịch trình linh hoạt hơn và ngăn ngừa căng thẳng tích tụ suốt cả tuần.
Lợi nhuận kép
Những khoản đầu tư nhỏ đều đặn tạo ra lợi nhuận kép. Một buổi học kỹ năng 20 phút mỗi ngày sẽ tích lũy thành hơn 120 giờ mỗi năm, đủ để lấy chứng chỉ, thực hiện các dự án trong danh mục đầu tư hoặc học thêm một ngôn ngữ mới. Kết hợp điều đó với một khoản đầu tư vào mối quan hệ hàng tuần như đi dạo hoặc cùng nhau ăn bữa. Những khoản đầu tư lặp đi lặp lại này tạo ra sự giàu có về năng lượng, khả năng và sự kết nối.
Mẫu khởi đầu
Hãy thử cấu trúc đơn giản của ngày trong tuần: một khối tập trung vào buổi sáng, một khối quản trị vào buổi trưa, một khối giao hàng buổi chiều và một khối cá nhân vào buổi tối. Giới hạn những việc phải làm hàng ngày ở hai kết quả và một nhiệm vụ duy trì. Nếu một yêu cầu mới xuất hiện, hãy quyết định: chuyển nó vào ngân sách, ủy quyền hoặc gửi nó để xem xét.
Kết luận
Quản lý thời gian, nhìn từ góc độ tài chính, không phải là tận dụng từng phút giây. Đó là việc hướng thời gian vào những việc hỗ trợ sự ổn định, tăng trưởng và sự an tâm. Kiểm tra lại tuần làm việc, lập ngân sách thời gian, bảo vệ các khoảng thời gian quan trọng và xem xét thường xuyên. Ngay cả những cải thiện nhỏ trong việc lập kế hoạch và kiểm soát cũng có thể giúp lịch trình trở nên dễ quản lý hơn và bớt căng thẳng hơn theo thời gian. Nghiên cứu cho thấy rằng quản lý thời gian tốt hơn có liên quan đến sức khỏe, hiệu suất được cải thiện và giảm căng thẳng.
