Trong nhiều ngành công nghiệp, mục tiêu năng suất tiếp tục tăng trong khi thời gian phục hồi lại giảm.

Các công cụ kỹ thuật số hứa hẹn hiệu quả, nhưng việc kết nối liên tục thường khiến công việc kéo dài ngoài giờ làm việc chính thức.

Định nghĩa về Mệt mỏi tinh thần tại nơi làm việc

Mệt mỏi tinh thần là trạng thái kiệt sức về nhận thức do tập trung kéo dài, giải quyết vấn đề phức tạp hoặc áp lực liên tục mà không được nghỉ ngơi đầy đủ. Không giống như mệt mỏi tạm thời, tình trạng này tích lũy theo thời gian. Nhân viên bị mệt mỏi tinh thần thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát sự chú ý, ghi nhớ và điều chỉnh cảm xúc.

Đặc điểm khối lượng công việc gây ra mệt mỏi

Khối lượng công việc không chỉ đơn thuần là số lượng nhiệm vụ được giao. Mệt mỏi tinh thần chịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi cấu trúc khối lượng công việc. Tải trọng nhận thức cao, thời hạn gấp rút, sự gián đoạn thường xuyên và kỳ vọng vai trò không rõ ràng làm tăng thêm áp lực. Ví dụ, các vai trò dựa trên kiến ​​thức thường đòi hỏi phải liên tục chuyển đổi nhiệm vụ, điều này gây áp lực lên hệ thống chú ý. Mỗi lần gián đoạn buộc phải định hướng lại tinh thần, tiêu hao năng lượng nhận thức mà hiếm khi có thời gian phục hồi.

Vai trò của các mô hình làm việc kỹ thuật số

Môi trường làm việc hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào các nền tảng giao tiếp kỹ thuật số. Mặc dù các công cụ này giúp tăng tốc độ, nhưng chúng cũng làm phân tán sự chú ý. Các thông báo liên tục, các cuộc họp chồng chéo và tin nhắn ngoài giờ làm việc làm mờ ranh giới giữa công việc tập trung và nghỉ ngơi. Mệt mỏi tinh thần gia tăng khi quá trình phục hồi nhận thức bị gián đoạn bởi các yêu cầu kỹ thuật số thường xuyên.

Mô hình làm việc từ xa và kết hợp làm tăng thêm sự phức tạp. Nếu không có tín hiệu dừng rõ ràng, nhân viên có thể vô tình kéo dài thời gian làm việc. Nỗ lực nhận thức trải dài suốt cả ngày, làm giảm cơ hội phục hồi tinh thần. Theo thời gian, kiểu làm việc này làm suy yếu khả năng tập trung và sức chịu đựng về mặt cảm xúc.

Hậu quả về nhận thức và cảm xúc

Sự mệt mỏi tinh thần kéo dài làm thay đổi cách nhân viên suy nghĩ và cảm nhận tại nơi làm việc. Quá trình ra quyết định trở nên cứng nhắc hơn, dựa vào các lối tắt thay vì phân tích cẩn thận. Phản ứng cảm xúc có thể gia tăng, làm tăng tính cáu kỉnh và giảm sự kiên nhẫn trong quá trình hợp tác. Động lực giảm sút khi các nhiệm vụ trở nên nặng nề hơn so với độ khó thực tế.

Điều quan trọng cần lưu ý là sự mệt mỏi về tinh thần không chỉ giới hạn trong giờ làm việc. Chất lượng giấc ngủ thường bị suy giảm do sự kích thích tinh thần liên tục. Việc phục hồi không đầy đủ càng làm trầm trọng thêm tình trạng mệt mỏi, tạo ra một vòng luẩn quẩn khó phá vỡ nếu không có những thay đổi mang tính cấu trúc trong thiết kế khối lượng công việc.

Tác động đến tổ chức vượt xa sự căng thẳng cá nhân

Sự mệt mỏi về tinh thần ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức theo những cách có thể đo lường được. Tỷ lệ sai sót tăng lên ở các nhóm bị mệt mỏi, đặc biệt là trong các vai trò liên quan đến xử lý dữ liệu, tuân thủ quy định hoặc kiểm soát chất lượng. Sự đổi mới bị ảnh hưởng khi khả năng tư duy linh hoạt giảm sút. Tỷ lệ vắng mặt và nguy cơ thôi việc tăng lên khi sự mệt mỏi trở nên mãn tính.

Tiến sĩ Mark Burnley, tiến sĩ khoa học, giảng viên cao cấp về sinh lý học thể dục tại Đại học Loughborough và là nhà nghiên cứu hàng đầu về cơ chế mệt mỏi, đưa ra quan điểm chuyên gia đã được kiểm chứng về vai trò của khối lượng công việc trong sự mệt mỏi. Ông giải thích: “Có rất nhiều yếu tố khác gây ra mệt mỏi, và nhiều yếu tố trong số đó phụ thuộc vào cường độ. ... Khi bạn làm việc thực sự chăm chỉ, bạn sẽ làm việc đó rất nhiều và do đó tích tụ rất nhiều phốt phát vô cơ. Chúng ta biết rằng nồng độ phốt phát vô cơ cao có thể dẫn đến mất sức mạnh cơ bắp. Và đó chính là định nghĩa trong từ điển về sự mệt mỏi.”

Chiến lược quản lý mệt mỏi do khối lượng công việc gây ra

Việc phòng ngừa mệt mỏi hiệu quả bắt đầu bằng việc điều chỉnh khối lượng công việc một cách thực tế. Khối lượng công việc nên phù hợp với độ phức tạp về nhận thức, chứ không chỉ đơn thuần là số giờ có sẵn. Các vai trò đòi hỏi sự tập trung cao độ sẽ được hưởng lợi từ các khoảng thời gian được bảo vệ, không bị gián đoạn. Việc xác định rõ các ưu tiên sẽ giảm bớt gánh nặng tinh thần bằng cách hạn chế việc liên tục đánh giá lại những gì quan trọng nhất.

Việc phục hồi sức khỏe cần được coi là yêu cầu bắt buộc để hoàn thành công việc chứ không phải là điều xa xỉ. Những khoảng nghỉ ngắn, lịch trình làm việc dễ đoán và kỳ vọng hợp lý về thời gian phản hồi cho phép hệ thống nhận thức được thiết lập lại. Các nhà lãnh đạo đóng vai trò trung tâm bằng cách làm gương về các mô hình làm việc bền vững và tôn trọng các giới hạn về thời gian làm việc.

Đo lường và giám sát rủi ro mệt mỏi

Các tổ chức thường theo dõi các chỉ số năng suất nhưng lại bỏ qua các chỉ số căng thẳng nhận thức. Việc xem xét khối lượng công việc thường xuyên, phản hồi của nhân viên về sự rõ ràng của nhiệm vụ và theo dõi xu hướng lỗi cung cấp các tín hiệu sớm về rủi ro mệt mỏi. Môi trường an toàn về mặt tâm lý khuyến khích việc báo cáo trung thực về tình trạng quá tải trước khi thiệt hại leo thang. Điều quan trọng là, mệt mỏi tinh thần không nên được coi là thiếu khả năng phục hồi.

Mệt mỏi tinh thần ở nhân viên có liên quan mật thiết đến cách thức cấu trúc, truyền đạt và quản lý khối lượng công việc. Nhu cầu nhận thức quá mức, sự gián đoạn liên tục và ranh giới không rõ ràng dần dần làm suy giảm sự tập trung và cân bằng cảm xúc. Năng suất bền vững phụ thuộc vào việc điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp với giới hạn nhận thức của con người, đảm bảo sự phục hồi và thiết kế các hệ thống làm việc hỗ trợ năng lượng tinh thần lâu dài.