Làm việc năng suất không chỉ là làm việc nhiều giờ hơn mà là làm việc thông minh hơn và hiểu cách bộ não cùng thói quen của chúng ta thật sự hoạt động.

Với vô số mẹo, công cụ và kỹ thuật hiện nay, rất dễ để cảm thấy bận rộn mà thực tế lại chẳng hoàn thành được bao nhiêu.

Bằng cách hiểu khoa học đằng sau năng suất, chúng ta có thể thực hiện những thay đổi nhỏ nhưng mang lại tác động lớn đến sự tập trung, năng lượng và hiệu quả trong cuộc sống hằng ngày.

Sức mạnh của thói quen

Thói quen là nền tảng của năng suất bền vững. Nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học hành vi cho thấy rằng những thói quen được kích hoạt bởi các tín hiệu cụ thể có thể tự động hóa hành động của chúng ta, khiến cho những việc quan trọng trở nên gần như tự nhiên. Chúng ta có thể thiết lập một “vòng lặp thói quen”: tín hiệu – hành động – phần thưởng. Ví dụ, nếu ta đặt một cuốn sổ tay cạnh máy pha cà phê, thì khi rót cà phê (tín hiệu) sẽ gợi nhắc ta lên kế hoạch ngắn cho ngày mới. Theo thời gian, những thói quen nhỏ như vậy sẽ tích lũy, giúp ta đạt được nhiều hơn mà không cần quá nhiều nỗ lực tinh thần. Sự kiên định là chìa khóa, và những phần thưởng nhỏ giúp củng cố hành vi năng suất này. “Năng suất không phải là nhồi thêm giờ vào ngày làm việc mà là thiết kế thói quen bảo vệ năng lượng và sự tập trung của bạn”. Tiến sĩ Andrew Huberman, Nhà thần kinh học, Đại học Stanford

Hiểu lầm về đa nhiệm

Rất hấp dẫn khi cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, nhưng thực tế đa nhiệm lại làm giảm năng suất. Các nghiên cứu cho thấy bộ não của chúng ta không thể hoàn toàn tập trung vào nhiều việc đồng thời. Cái gọi là “đa nhiệm” thực chất là việc chuyển đổi nhanh giữa các nhiệm vụ, điều này làm tăng gánh nặng tinh thần, gây sai sót và giảm chất lượng công việc. Chúng ta đạt hiệu quả cao hơn khi tập trung vào một việc tại một thời điểm và thực hiện “làm việc sâu”. Những điều chỉnh đơn giản, như tắt thông báo hoặc chia thời gian làm việc thành các khung giờ cố định, có thể giúp ta duy trì sự tập trung và đạt được nhiều kết quả hơn trong thời gian ngắn hơn.

Vai trò của giấc ngủ

Giấc ngủ là một trong những yếu tố tăng cường năng suất mạnh mẽ nhất. Khoa học thần kinh chứng minh rằng giấc ngủ đầy đủ giúp củng cố trí nhớ, khả năng giải quyết vấn đề và sự sáng tạo. Hy sinh giấc ngủ để làm việc lâu hơn là phản tác dụng — khả năng ra quyết định giảm, động lực suy yếu và nguy cơ kiệt sức tăng cao. Chúng ta có thể cải thiện hiệu suất bằng cách ưu tiên giấc ngủ: duy trì giờ đi ngủ ổn định, tránh dùng thiết bị điện tử trước khi ngủ và tạo môi trường yên tĩnh, thư giãn. Trớ trêu thay, nghỉ ngơi tốt lại giúp chúng ta làm được nhiều việc hơn trong ngày so với việc cố gắng làm thêm giờ.

Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro là một công cụ quản lý thời gian thực tế giúp chúng ta tập trung tốt hơn. Phương pháp này chia thời gian làm việc thành các khoảng thường là 25 phút — xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn. Điều này phù hợp với chu kỳ chú ý tự nhiên của não bộ. Trong mỗi khoảng thời gian đó, ta cam kết chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, không bị phân tâm. Những khoảng nghỉ ngắn giúp não được làm mới và tránh mệt mỏi. Theo thời gian, phương pháp này cải thiện sự tập trung, sáng tạo và sức bền. Để tăng hiệu quả, ta có thể kết hợp với việc sắp xếp ưu tiên, thực hiện các công việc quan trọng nhất trong mỗi phiên Pomodoro.

Giới hạn của ý chí

Chỉ dựa vào ý chí là một quan niệm sai lầm, vì ý chí là nguồn năng lượng có giới hạn và sẽ cạn kiệt dần trong ngày. Thay vào đó, chúng ta có thể thiết kế môi trường và thói quen để giảm bớt việc phải “ép mình” liên tục. Ví dụ, đặt sẵn đồ ăn lành mạnh trong tầm tay, giữ cho bàn làm việc gọn gàng hoặc sắp xếp công việc đòi hỏi sự tập trung cao vào buổi sáng khi năng lượng cao nhất. Khi dựa vào cấu trúc và thói quen thay vì ý chí thuần túy, ta tiết kiệm năng lượng và duy trì hiệu suất ổn định.

Tối ưu hóa môi trường làm việc

Môi trường xung quanh ảnh hưởng lớn đến cách chúng ta làm việc. Các yếu tố như ánh sáng, tiếng ồn, nhiệt độ và bố cục không gian có thể tác động đến sự tập trung, sáng tạo và sức bền. Chúng ta có thể thực hiện những thay đổi nhỏ: giảm bớt sự bừa bộn, điều chỉnh ánh sáng, kiểm soát tiếng ồn bằng tai nghe hoặc âm nhạc nhẹ, và giữ nhiệt độ dễ chịu. Một không gian làm việc gọn gàng, dễ chịu giúp chúng ta tập trung và duy trì năng lượng tốt hơn. Ngay cả những thay đổi nhỏ, như thêm một chậu cây hay mở cửa sổ, cũng có thể nâng cao tâm trạng và hiệu suất.

Nghịch lý của lựa chọn

Dù có nhiều lựa chọn thường khiến chúng ta cảm thấy tự do, nhưng quá nhiều lựa chọn lại dễ gây choáng ngợp. “Nghịch lý lựa chọn” khiến chúng ta lãng phí năng lượng vào những quyết định vụn vặt, làm giảm khả năng tập trung cho những việc quan trọng hơn. Ta có thể đơn giản hóa cuộc sống bằng cách lên kế hoạch trước cho bữa ăn, trang phục hoặc công việc trong ngày, hay đặt ra những thói quen mặc định. Điều này giúp giải phóng năng lượng tinh thần cho các nhiệm vụ sáng tạo hoặc có tác động cao hơn, đồng thời giảm căng thẳng. Bằng cách giới hạn những lựa chọn không cần thiết, ta tạo ra nhiều sự rõ ràng và tập trung hơn.

Tập thể dục giúp tăng năng suất

Hoạt động thể chất không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn giúp tăng năng suất. Vận động làm tăng năng lượng, cải thiện tâm trạng và nâng cao chức năng nhận thức, tất cả đều giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Ta có thể tích hợp chuyển động vào ngày làm việc bằng những bước đi ngắn, giãn cơ hoặc tập thể dục tại nhà. Chỉ vài phút vận động giữa các công việc đã giúp não bộ được làm mới, cải thiện sự tập trung và duy trì năng lượng. Khi biến tập thể dục thành thói quen, năng suất của chúng ta không chỉ dựa vào nỗ lực tinh thần — mà còn được hỗ trợ bởi sức khỏe thể chất.

Hành động ngay

Tóm lại, năng suất không nằm ở việc làm việc nhiều giờ hơn mà ở việc làm việc thông minh hơn bằng các chiến lược dựa trên khoa học. Bằng cách hiểu về thói quen, sự tập trung, giấc ngủ, môi trường, ra quyết định và tập thể dục, chúng ta có thể tạo ra những thói quen giúp tối đa hóa hiệu suất mà vẫn duy trì năng lượng và động lực. Những người áp dụng từng bước các nguyên tắc này sẽ biến ngày làm việc trở nên tập trung, tràn đầy năng lượng và hiệu quả hơn. Những thay đổi nhỏ có thể mang lại kết quả lớn và thời điểm tốt nhất để bắt đầu chính là hôm nay. Hãy biến năng suất trở nên đơn giản, hiệu quả và đầy cảm hứng.