Trong thế giới hối hả ngày nay, việc duy trì năng suất làm việc có thể là một thách thức thường trực. Tuy nhiên, những điều chỉnh nhỏ trong cách chúng ta tiếp cận công việc có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về hiệu quả làm việc.
Từ việc đặt ra thời hạn rõ ràng đến tận dụng sức mạnh của sự hợp tác, một số kỹ thuật đã được chứng minh có thể nâng cao năng suất và giúp bạn đạt được mục tiêu hiệu quả hơn. Bài viết này khám phá các chiến lược thiết thực giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện sự tập trung và loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng, cho phép bạn làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.
Đặt hạn chót cho từng nhiệm vụ
Việc đặt hạn chót cho các nhiệm vụ có thể tăng hiệu quả. Định luật Parkinson cho rằng thời gian cần để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ tăng theo thời gian đã định. Việc đặt hạn chót tạo áp lực buộc phải hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn, từ đó tăng tốc độ và hiệu quả. Nó cũng giúp mọi người đạt được trạng thái dòng chảy, nơi họ hoàn toàn đắm chìm vào hoạt động, từ đó tăng năng suất.
Chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn
Việc chia nhỏ dự án giúp đạt được nhiều mục tiêu trong ngày, mang lại cảm giác tiến triển và động lực. Phương pháp này dựa trên phân tích của Harvard Business Review, cho thấy việc nhận thức được sự tiến bộ trong khi làm việc giúp tăng cường cảm xúc, động lực và năng suất.
Làm việc khi có sự hiện diện của người khác
Sự hiện diện của người khác có thể tác động tích cực đến hiệu suất làm việc thông qua Hiệu ứng Khán giả, trong đó sự căng thẳng từ những người xung quanh có thể cải thiện khả năng quản lý công việc và đẩy nhanh tiến độ công việc. Hiện tượng này không chỉ được quan sát thấy ở con người mà còn ở các loài động vật như người đi xe đạp và học sinh.
Điều chỉnh công việc theo nhịp điệu siêu ngày
Nhịp điệu siêu ngày, một chu kỳ 120 phút lặp lại trong một ngày, ảnh hưởng đến mức năng lượng tinh thần. Việc sắp xếp công việc để tận dụng các khoảng thời gian 90 phút năng lượng cao tiếp theo là các khoảng nghỉ 30 phút sẽ tối ưu hóa năng suất. Các kỹ thuật như phương pháp Pomodoro có thể hỗ trợ duy trì sự tập trung trong những thời điểm hiệu quả cao điểm này.
Lắng nghe tiếng ồn trắng
Tiếng ồn trắng, tức những âm thanh liên tục xung quanh, có thể cải thiện sự tập trung bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu do âm nhạc có lời hoặc giai điệu mới gây ra. Nghiên cứu cho thấy tiếng ồn trắng ở mức độ vừa phải giúp tăng cường hiệu suất sáng tạo, rất lý tưởng để tăng năng suất làm việc.
Có một đối tác đáng tin cậy
Việc hợp tác với một đồng nghiệp đáng tin cậy có thể là một công cụ hữu hiệu cho những người có trách nhiệm, những người luôn muốn đáp ứng các kỳ vọng bên ngoài. Việc giao các mục tiêu nội bộ cho đối tác để cùng chịu trách nhiệm sẽ giúp hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, vì không ai muốn làm đối tác thất vọng vì tỏ ra kém hiệu quả.
Kiềm chế tính cầu toàn bên trong
Chủ nghĩa cầu toàn cản trở năng suất bằng cách dẫn đến làm việc quá sức và trì hoãn tiến độ. Việc áp dụng tư duy nhị phân "tất cả" hoặc "không có gì" có thể làm giảm hiệu quả. Tập trung vào việc hoàn thành công việc tốt đúng hạn thay vì hướng đến sự hoàn hảo không thể đạt được là chìa khóa cho năng suất trong hầu hết các môi trường làm việc chuyên nghiệp.
